Η διαδικασία υποβολής δικαιολογητικών για την έγκριση δαπανών ακτινοθεραπείας διευκρινίζεται από τον ΕΟΠΥΥ, μετά την έναρξη εφαρμογής του νέου συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης Ακτινοθεραπειών eRadiotherapy. 

Οι συμβεβλημένοι πάροχοι υπηρεσιών Ακτινοθεραπείας είναι υποχρεωμένοι να υποβάλλουν, από 8-2-2016 και για κάθε μήνα περιόδου υποβολής στο εξής, στις Περιφερειακές Διευθύνσεις (Πε.Δι.) του ΕΟΠΥΥ που υπάγονται, τα εξής δικαιολογητικά: 

1. Συγκεντρωτική κατάσταση ασθενών που υποβλήθηκαν σε Ακτινοθεραπείες, σε έντυπη μορφή, όπως αυτή προκύπτει μέσα από την ηλεκτρονική εφαρμογή eRadiotherapy, μετά από την επιλογή Ολοκλήρωση Καταχώρησης για κάθε υποβαλλόμενη Περίοδο Υποβολής. Η κατάσταση αυτή εξάγεται αυτόματα σε μη επεξεργάσιμο αρχείο τύπου pdf, εκτυπώνεται από τον πάροχο σε 1 αντίτυπο και υπογράφεται (με σφραγίδα και υπογραφή) σε κάθε σελίδα του τόσο από τον διοικητικά υπεύθυνο υποβολής του συμβεβλημένου παρόχου (όπως αυτός ορίζεται στην υφιστάμενη σύμβαση), όσο και από τον επιστημονικά υπεύθυνο Ιατρό ειδικότητας Ακτινοθεραπευτή – Ογκολόγου του Τμήματος. 

2. Συμπληρωμένες υπεύθυνες δηλώσεις του Ν.1599/1986, για καθέναν από τους ασθενείς που περιλαμβάνονται στη μηνιαία συγκεντρωτική κατάσταση υποβολής (ισχύει από την υποβολή Φεβρουαρίου 2016 (δηλαδή από 1-3-2016 και μετά) και όχι για την υποβολή του Ιανουαρίου 2016, λόγω καθυστέρησης στην ανακοίνωση των δικαιολογητικών). 
Για κάθε ασθενή δηλαδή που υποβλήθηκε σε οποιαδήποτε πράξη Ακτινοθεραπείας μέσα στο μήνα που υποβάλλεται, θα πρέπει να υπάρχει μία υπογεγραμμένη υπεύθυνη δήλωση, με συμπληρωμένα τα στοιχεία του, στην οποία θα δηλώνεται υπεύθυνα ότι έλαβε την υπηρεσία Ακτινοθεραπείας (είδος και πλήθος των πράξεων), για τον συγκεκριμένο μήνα, στο Τμήμα Ακτινοθεραπείας του συμβεβλημένου παρόχου» .

3. Αποδεικτικό υποβολής μηνιαίων δαπανών.

4. Συνολική απόδειξη με τη αξία των υπηρεσιών της μηνιαίας υποβολής. 

Οι υπάλληλοι των Περιφερειακών Διευθύνσεων που θα δέχονται τα παραστατικά υποβολής, θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί, ιδιαίτερα ως προς τα συνολικά αιτούμενα ποσά και να τα συγκρίνουν με παλαιότερες υποβολές (του τελευταίου 3μήνου) του παρόχου, για τυχόν αποκλίσεις που δεν μπορούν να δικαιολογηθούν. 

Σημειώνεται ότι η ηλεκτρονική συγκεντρωτική κατάσταση εμπεριέχει κάθε μοναδικό ηλεκτρονικό παραπεμπτικό για κάθε ημερομηνία θεραπείας του ασθενούς. 

Λόγω του τεράστιου όγκου, δεν χρειάζεται πλέον η κατάθεση κάθε παραπεμπτικού, διότι τεκμαίρεται από τη συγκεντρωτική κατάσταση που εκδίδεται αυτοματοποιημένα από το ηλεκτρονικό σύστημα. Για το λόγο αυτό απαγορεύονται οι οποιεσδήποτε αλλοιώσεις/ξέσματα/παραποιήσεις στη συγκεντρωτική κατάσταση που κατατίθεται στην Πε.Δι. 

Ο παλαιός τρόπος υποβολής (ηλεκτρονικά παραπεμπτικά) θα συνεχίσει να ισχύει έως 31-3-2016 και μόνο για τους ασθενείς που ξεκίνησαν τη θεραπεία τους έως και 31-12-2015.