Αλλάζει πλήρως το τοπίο διοργάνωσης επιστημονικών συνεδρίων υγείας και της συμμετοχής των επαγγελματιών υγείας σε αυτά, σύμφωνα με νέα απόφαση της προέδρου του ΕΟΦ καθ. Κατερίνας Αντωνίου, η οποία θα τεθεί σε ισχύ από την 1η Σεπτεμβρίου.

Μοναδική εξαίρεση από τους περιορισμούς που τίθενται, αποτελούν οι εκδηλώσεις ενημέρωσης ασθενών και πολιτών σε θέματα που σχετίζονται με την πρόληψη, θεραπεία και αποκατάσταση επιμέρους νόσων ή νοσολογικών κατηγοριών που διοργανώνονται από τις ενώσεις των ασθενών, και για τις οποίες δεν ακολουθείται η προβλεπόμενη διαδικασία αιτήματος προς τον ΕΟΦ.

Όμως, εκδηλώσεις ενημέρωσης ασθενών από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ (φαρμακευτικές, ιατροτεχνολογικού υλικού κλπ) δεν επιτρέπονται σύμφωνα με τη νομοθεσία. Επίσης δεν επιτρέπονται εκδηλώσεις από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ σε χώρους των Πανεπιστημίων ή Νοσοκομείων.  

Οι φαρμακευτικές και οι άλλες εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δεν μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα οργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων στο εξωτερικό ή συνδιοργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων με άλλους φορείς (κρατικούς οργανισμούς, μη κερδοσκοπικούς επιστημονικούς φορείς, ιδιωτικά Πανεπιστήμια ή Νοσοκομεία κ.λ.π κλπ) στην Ελλάδα ή στο Εξωτερικό. 

Όσο για τους επαγγελματίες υγείας που είναι εργαζόμενοι σε Πανεπιστημιακές κλινικές - κλινικές του ΕΣΥ, ΠΕΔΥ κλπ, αυτοί δεν επιτρέπεται να συμμετέχουν σε εκδηλώσεις προώθησης πωλήσεων.  

Σύμφωνα με την απόφαση, οι επιστημονικές εκδηλώσεις διέπονται επίσης, από τους παρακάτω κανονισμούς:

Η διάρκεια του προγράμματος επιστημονικών εκδηλώσεων από εταιρείες αρμοδιότητας του ΕΟΦ μπορεί να είναι από 4 ώρες – μέχρι 3 ημέρες με δυνατότητα 2 διανυκτερεύσεων.  Ο ανώτερος αριθμός εκδηλώσεων που οργανώνονται από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ είναι 48 ετησίως, συνολικά.

Για Επιστημονικές εκδηλώσεις Διεθνείς (Παγκόσμιες/Πανευρωπαϊκές), που πραγματοποιούνται στην Ελλάδα από επιστημονικούς φορείς του Εξωτερικού, θα πρέπει να αποστέλλεται η σχετική βεβαίωση από τον ξένο φορέα για αποκλειστική κάλυψη των εξόδων-ομιλητών από αυτόν. Αν πρόκειται για συνδιοργάνωση με Ελληνικό φορέα, τότε θα πρέπει να αποστέλλεται σχετική βεβαίωση του ξένου φορέα για συμμετοχή στο 50% του προϋπολογισμού και των ομιλητών, η δε χορηγία θα ανέρχεται μέχρι του ποσού των 30.000€ ανά εταιρεία/χορηγό, διαφορετικά το αίτημα δεν θα μπορεί να γίνει αποδεκτό.  

Εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται από Ελληνικούς επιστημονικούς φορείς με συμμετοχή ξένων ομιλητών, δεν θεωρούνται διεθνείς, αλλά εκδηλώσεις Εσωτερικού με Διεθνή συμμετοχή και ύψος χορηγίας ανάλογη της διάρκειας της εκδήλωσης. 

Για την οργάνωση στο εξωτερικό εκδηλώσεων Ελληνικών Επιστημονικών φορέων, θα παρέχεται από τον ΕΟΦ έγκριση, μόνο εφόσον συντρέχουν σοβαροί επιστημονικοί λόγοι.  

Οι Επιστημονικοί φορείς δύνανται να πραγματοποιούν κατ΄ έτος, έως 4 Επιστημονικές εκδηλώσεις- ένα Πανελλήνιο Συνέδριο και τρείς ακόμη περιφερειακές εκδηλώσεις. Τα Πανελλήνια Συνέδρια πραγματοποιούνται μία φορά το χρόνο από επιστημονικούς φορείς, που αντιστοιχούν στις αναγνωρισμένες ειδικότητες και εξειδικεύσεις του ΚΕΣΥ και σε όσους επιστημονικούς φορείς έχουν συμπληρώσει διάρκεια λειτουργίας τουλάχιστον 4 έτη, με αποδεδειγμένα επιστημονικό και εκπαιδευτικό έργο. Η διάρκεια του επιστημονικού προγράμματος των εκδηλώσεων αυτών είναι τουλάχιστον 2 ημέρες, ο αριθμός συμμετεχόντων τουλάχιστον 100, και η χορηγία ενδέχεται να είναι 30.000€, ανά εταιρεία/χορηγό. 

Επιστημονικές Ημερίδες οργανώνονται από επιστημονικές εταιρείες, έχουν διάρκεια μία ημέρα, ανεξαρτήτως αριθμού συμμετεχόντων και χορηγία έως 5.000€, ανά εταιρεία/χορηγό.  Κρατικοί φορείς, όπως νοσοκομεία, πανεπιστημιακές κλινικές, κλινικές του ΕΣΥ, εργαστήρια, έχουν την δυνατότητα οργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων (Συνέδρια, Ημερίδες, Εκπαιδευτικά Σεμινάρια), έως 3 φορές ετησίως με ελεύθερη συμμετοχή. 

Οι εκδηλώσεις αυτές πραγματοποιούνται εγγύς της πόλης, που βρίσκεται το Νοσοκομείο (εντός των ορίων πρώην νομού ή παρακείμενου πρώην νομού), κατά προτίμηση στο αμφιθέατρο του Νοσοκομείου και χωρίς stands φαρμακευτικών Εταιρειών εφόσον πραγματοποιούνται στο χώρο του Νοσοκομείου. H διάρκεια των εκδηλώσεων αυτών δεν μπορεί να ξεπερνά τις 2 ημέρες και η χορηγία από κάθε εταιρία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δύναται να ανέρχεται στο ποσό των 2.500€, με ανώτατο όριο από το σύνολο των εταιρειών/χορηγών, το ποσό των 10.000€. Οι ειδικές περιπτώσεις υπέρβασης του προϋπολογισμού, θα εξετάζονται κατά περίπτωση (π.χ. εισαγωγή πτωματικών τεμαχίων από το εξωτερικό – συμμετοχή ξένων ομιλητών κ.λ.π).  

Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός φορέας διοργάνωσης δεν διαθέτει επάρκεια ή από τη φύση του νομικού του προσώπου δεν μπορεί να προβεί σε έκδοση σχετικού παραστατικού, αυτός δύναται, να προβεί στην ανάθεση διοργάνωσης της εκδήλωσης σε PCO (Εταιρεία Οργάνωσης Συνεδρίων). Η σύμβαση που υπογράφεται με τον ανάδοχο, θα αναφέρεται ρητά στο αίτημα του φορέα προς τον ΕΟΦ.  

Οι επιστημονικές εκδηλώσεις δεν πρέπει να γίνονται σε τουριστικούς προορισμούς κατά την διάρκεια των αντίστοιχων τουριστικών περιόδων, ήτοι 5 θερινών (1/7-31/8 ) χειμερινών (15/12 έως 15/01) και σε αποκλειστικά χιονοδρομικούς προορισμούς από 15/12 έως 15/03.  Ο ΕΟΦ θα δημοσιοποιεί στην ιστοσελίδα του (public view) τα στοιχεία του επιστημονικού φορέα διοργάνωσης, το θέμα της εκδήλωσης, τόπο, χρόνο, καθώς και το ύψος του προϋπολογισμού. 

Τι προϊόντα αφορούν 
Αναλυτικότερα, οι επιστημονικές εκδηλώσεις που απαιτούν έγκριση του ΕΟΦ, σύμφωνα με τον Ν. 1316/83 είναι όσες σχετίζονται με τα εξής αντικείμενα αρμοδιότητας του ΕΟΦ
• Φαρμακευτικά προϊόντα ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης 
• Τρόφιμα ειδικής διατροφής και συμπληρώματα διατροφής 
• Βιοκτόνα 
• Ιατροτεχνολογικά προϊόντα 
• Καλλυντικά

Αιτήματα στον ΕΟΦ
Όλοι οι δικαιούχοι επιστημονικοί φορείς/εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ που ενδιαφέρονται να διοργανώσουν Επιστημονικές εκδηλώσεις, θα πρέπει να υποβάλλουν το αίτημά τους στον ΕΟΦ μόνο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ, στην ειδική πλατφόρμα, τέσσερεις (4) φορές το χρόνο, τους μήνες: Ιανουάριο, Απρίλιο, Ιούλιο και Οκτώβριο, ακολουθώντας τις αναλυτικές οδηγίες που τους παρέχονται στην ηλεκτρονική πλατφόρμα.
Ο κάθε φορέας θα πρέπει να μεριμνά για την έγκαιρη κατάθεση της αίτησης δύο μήνες πριν την πραγματοποίηση της εκδήλωσης και όχι νωρίτερα από 6 μήνες. Αιτήματα Τροποποίησης Επιστ. Εκδηλώσεων, θα υποβάλλονται μόνο ηλεκτρονικά, το αργότερο 10 εργάσιμες ημέρες πριν την ημερομηνία της επιστ. εκδήλωσης, διαφορετικά δεν θα γίνονται αποδεκτά. 

Απολογιστικά στοιχεία  
Εντός τριών μηνών από τη λήξη της Επιστημονικής εκδήλωσης, ο διοργανωτής επιστημονικός φορέας ή διοργανώτρια εταιρεία αρμοδιότητας ΕΟΦ υποβάλλει μόνο ηλεκτρονικά:  Τον οικονομικό απολογισμό της εκδήλωσης (έσοδα – έξοδα), την ονομαστική κατάσταση χορηγών και το ύψος χορηγιών (αν υπάρχουν), τον αριθμό των συμμετεχόντων, όπως προκύπτει από τις εγγραφές που έγιναν.

Επαγγελματίες υγείας
Επιτρέπεται η κάλυψη από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, των εξόδων συμμετοχής Επαγγελματία Υγείας, για μετακίνηση, εγγραφή, διαμονή, διατροφή με την προϋπόθεση ότι έχει γίνει λήψη εκπαιδευτικής άδειας από το φορέα εργασίας του. Ο Επαγγελματίας Υγείας είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την ορθότητα των πληροφοριών και την τήρηση της εκπαιδευτικής άδειας. Έτσι, σχετικά δικαιολογητικά δεν θα κατατίθενται εφεξής στον ΕΟΦ, αλλά θα αποτελούν ευθύνη του συμμετέχοντα. 

Αποδέκτες προωθητικών ενεργειών των εταιρειών προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, είναι μόνο «τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να συνταγογραφούν ή να προμηθεύουν τα φάρμακα». 

Το κόστος φιλοξενίας (διαμονή και διατροφή) των Επαγγελματιών Υγείας σε Επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια του Εσωτερικού, δεν μπορεί να υπερβαίνει ημερησίως τα 70 € ανώτερο κόστος διατροφής, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και 150 € ανώτερο κόστος διαμονής, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Το κόστος φιλοξενίας (διαμονή - διατροφή) των Επαγγελματιών Υγείας σε επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια του Εξωτερικού, καθορίζεται: 70,00€ το ανώτερο κόστος διατροφής συμπεριλαμβανομένου πρωινού, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και το ανώτερο κόστος διαμονής 250,00€ μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. 

Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, μπορούν να υποβάλλουν στη βάση δεδομένων αίτηση έγκρισης του/των επαγγελματία/ών υγείας σε επιστημονική εκδήλωση/συνέδριο του Εσωτερικού - Εξωτερικού, 2 μήνες πριν την πραγματοποίηση της εκδήλωσης και όχι νωρίτερα από 6 μήνες συμπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία: 
•Στοιχεία της εταιρείας /χορηγού
• Ονοματεπώνυμο Ε.Υ. & ΑΜΚΑ 
• Ειδικότητα
• Φορέας εργασίας & εκπαιδευτική άδεια  Κόστος ανά Επαγγελματία Υγείας
• Θέμα – Τόπος - Χρόνος – Διοργανωτής – Επιστημονικός φορέας τηςεκδήλωσης & link με το επιστημονικό πρόγραμμα της εκδήλωσης  
• Τυχόν «εξαίρεση», σύμφωνα με τα οριζόμενα από την ισχύουσα εγκύκλιο.

Οι Ε.Υ. μπορούν να συμμετέχουν σε Επιστημονικές εκδηλώσεις στο Εξωτερικό.  Διεθνείς (International Congresses), Πανευρωπαϊκές Εκδηλώσεις (European Congresses), Εκδηλώσεις-εξειδικευμένα σεμινάρια, Ευρωπαϊκών χωρών και Β. Αμερικής, υψίστου επιστημονικού ενδιαφέροντος με διεθνή εμβέλεια - συμμετοχή και ομιλητές από διάφορες χώρες  Εκδηλώσεις για σπάνιες παθήσεις, με διοργανωτή επιστημονικό φορέα (όχι απλά αιγίδα του φορέα). 
Μέγιστος αριθμός συμμετοχών ανά χορηγό εταιρεία σε Επιστημονικές Εκδηλώσεις/συνέδρια Εξωτερικού: 
• Για την Ευρώπη έως 10 Επαγγελματίες Υγείας/Συνέδριο. 
• Για την Β. Αμερική 5 Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο. 
• Για τον υπόλοιπο κόσμο, 5 Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο 
Δεν υπάρχει μέγιστος αριθμός συμμετοχών ανά χορηγό εταιρεία σε Επιστημονικές Εκδηλώσεις/συνέδρια Εσωτερικού. 

Εκ των συμμετεχόντων το 10% θα είναι ειδικευόμενοι προ-τελευταίου και τελευταίου έτους ειδικότητας καθώς και ειδικευόμενοι που έχουν να παρουσιάσουν ερευνητική εργασία.

 •Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, δεν δύνανται να επιχορηγούν την συμμετοχή του ίδιου Ε.Υ. στο Εξωτερικό/Εσωτερικό, περισσότερο από δύο φορές ετησίως. 
•Οι συνταξιούχοι ΕΥ, δεν δύνανται να επιχορηγούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, για την συμμετοχή τους σε Επιστημονικές εκδηλώσεις του Εξωτερικού, εκτός εάν έχουν αποδεδειγμένα ενεργό συμμετοχή. 
Ο ετήσιος αριθμός συμμετοχής του εκάστοτε Ε.Υ., δεν μπορεί να υπερβαίνει τις τρεις φορές ετησίως για το Εξωτερικό και τέσσερις για το Εσωτερικό. 

Εξαιρούνται οι περιπτώσεις: Εάν o επαγγελματίας υγείας, συμμετέχει ενεργά ως "ομιλητής", "πρόεδρος”, "μέλος" της οργανωτικής επιτροπής, 1ος – 2ος και τελευταίος "συγγραφέας" σε εργασία (προφορική ανακοίνωση ή poster) που έχει εγκριθεί να παρουσιαστεί στο συνέδριο, με τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. 
Εάν η ομιλία ή ανακοίνωση είναι προϊόν συνεργασίας παραπάνω της μιας κλινικής ή του ενός εργαστηρίου τότε η εν λόγω εξαίρεση περιλαμβάνει και τον τρίτο καθώς και τον προτελευταίο συγγραφέα ( 1ος – 2ος – 3ος προτελευταίος και τελευταίος συγγραφέας).

•Σαφής απαγόρευση ψυχαγωγικών εκδηλώσεων ή συμμετοχής σε αυτές (πχ. Εκδρομές).

•Απαγορεύεται η οικονομική κάλυψη από τις εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ οποιωνδήποτε εξόδων συνοδών μελών. 

Το πλήρες κείμενο της εγκυκλίου, εδώ.